Переваги архівування електронної пошти в Outlook включають зменшений простір для зберігання, підвищення продуктивності, відповідність вимогам законодавства, резервне копіювання та відновлення, а також розширений пошук і отримання.4 травня 2023 р
Рекомендуємо використовувати функцію «Архівувати». щоб ваша папка "Вхідні" була очищена від повідомлень, на які ви вже відповіли або на які ви вжили певні дії. Думайте про архів як про папку з файлами. Ви можете зберігати елементи в папці «Архів» і мати до них легкий доступ.
Чому архівування електронної пошти важливо?
- Відповідність нормативним вимогам. Причина номер один, чому кожна організація повинна архівувати свої електронні листи. …
- Едіскавері. …
- Управління зберіганням. …
- Управління політикою зберігання. …
- Моніторинг і аналіз кінцевих користувачів. …
- Продуктивність співробітників. …
- Інформаційні запити. …
- Запобігання пошкодженню даних.
Це також забезпечує чистоту вашої папки "Вхідні", а вкладень та інших файлів у безпеці. Однак архівування електронної пошти – це набагато більше, ніж порожня папка «Вхідні». Насправді для багатьох людей, архівування є важливим компонентом кращої організації та прозорої ділової практики.
Так, папка «Архів» в Outlook є однією з папок за замовчуванням, як-от «Надіслані» та «Видалені». Його можна використовувати для базової організації електронних листів, але не передбачає додаткового місця для зберігання. Онлайн-архів надає додаткове місце для зберігання поштових скриньок і містить старі елементи, які автоматично переміщуються, щоб звільнити місце.
Архівація електронних листів у Outlook може заощадити час і простір, оскільки зменшує розмір вашої поштової скриньки та даних, які Outlook має обробляти. Це може покращити його продуктивність і надійність, а також допоможе вам уникнути досягнення квоти пам’яті.